Возврат инструмента из проката: чек-лист приёмки и бланк PDF

Сверьте возвращаемые позиции с выдачей. Если клиент привёз только часть инструмента, оформите частичный возврат: остальные позиции должны остаться у него на руках.

Проверьте комплектацию по списку, который был зафиксирован при выдаче. Недостачу и замечания к состоянию запишите до подтверждения.

Укажите место приёмки, чтобы следующий оператор знал, где искать инструмент.

После физического возврата проверьте остаток оплаты и залога. Возврат инструмента сам по себе не означает, что расчёты завершены.

Подготовьте исходную выдачу до осмотра

Откройте документ выдачи с перечнем конкретных единиц, их номерами, принадлежностями и состоянием на момент передачи. Подготовьте место для ещё не проверенных возвратов. Если поставить принесённый кейс сразу к готовому инструменту, следующая смена может принять его за доступный, хотя комплект и состояние ещё не подтверждены.

В скачиваемом листе приёмки первая страница оставлена пустой, вторая заполнена вымышленным примером. Впишите номер исходной выдачи или договора, дату и время фактического возврата, сдающего и принимающего. На каждую независимо выдаваемую единицу нужна отдельная строка.

Проведите приёмку по пяти шагам

1. Сверьте инвентарные номера. Название модели недостаточно: клиент мог привезти похожую единицу из другой выдачи. Если метка не читается, уточните идентификацию по исходным документам.
2. Посчитайте принадлежности по перечню при выдаче. Запишите фактически возвращённые аккумуляторы, зарядку, кейс и оснастку, затем отдельно укажите расхождение. Не ограничивайтесь словом «некомплект».
3. Зафиксируйте видимые изменения состояния, результат выполненной проверки и то, что ещё не проверено. Фотографии сохраните со ссылкой на выдачу. При обнаруженном дефекте отложите инструмент для проверки по принятой процедуре.
4. Примите только фактически возвращённые позиции. Остальные должны оставаться открытыми у клиента. Для принятого инструмента определите дальнейшее состояние: готов, на проверке, некомплект или ремонт.
5. Укажите место размещения, следующее действие, ответственного и срок. Отдельно сверьте расчёты по договору и сохраните соответствующие документы.

Пример: вернулся шуруповёрт, но не весь заказ

По учебной выдаче В-014 клиент получил шуруповёрт ИН-002 с двумя аккумуляторами и уровень ИН-003. 6 октября он привёз шуруповёрт, кейс, зарядку и один аккумулятор. Уровень остался у клиента. В листе приёмки для ИН-002 записано «не хватает 1 АКБ», а для ИН-003 — «не возвращён». Выдача В-014 не закрывается целиком.

Принятый шуруповёрт отложен до довоза принадлежности и завершения проверки. Ответственный согласует дальнейший шаг и записывает срок. Когда аккумулятор привезут, его приёмку оформляют отдельным событием со ссылкой на В-014; исходный комплект выдачи и запись о первом возврате сохраняются. Если уровень вернётся позже, у него будет собственная фактическая дата приёмки.

Как разделить возврат и готовность к следующей аренде

Физический возврат отвечает на вопрос «где находится вещь». Готовность к новой выдаче отвечает на другой вопрос: проверены ли состояние и комплект и можно ли передавать эту единицу следующему клиенту. Состояние «на проверке» полезно даже при полном комплекте, если осмотр или предусмотренная рабочая проверка ещё не завершены.

Отметка о возврате также не означает, что завершены расчёты. В листе предусмотрено место для ссылки на отдельный документ, но нет расчёта тарифа, удержаний или залога. Суммы и основания проверяют по условиям конкретного договора и оформляют отдельно от описания состояния инструмента.

Что передать следующей смене

1. Список не вернувшихся единиц с ID выдачи и клиентом.
2. Список уже принятых единиц, которые пока не готовы к выдаче, с причиной и местом хранения.
3. Открытые расхождения по комплекту: чего именно не хватает, кто ведёт вопрос и какой следующий срок.
4. Ссылки на фотографии, акт приёмки и отдельные записи по расчётам.